Dokumentation: Prüfungsplaner mdl. Abi

Stand: 31. Juli 2008
Autor: Bertram Neumann
Original-URL: http://dev.ctbn.de/projects/prfplaner/doc/
Version der Dokumentation: 1.1.0
Für Version des Programms: 1.1pre1

Übersicht

  1. Was ist der Prüfungsplaner mdl. Abi?
  2. Wie fange ich an?
  3. (a) Wie exportiere ich die Prüfungs-/Lehrerdaten aus der neuen LUSD (Juli 2008)?
    (b) Wie exportiere ich die Prüfungs-/Lehrerdaten aus LUSD2000?
  4. Wie geht es weiter, wenn alles eingerichtet ist?
  5. Was wird beim Einfügen einer Prüfung überprüft (im Tab Prüfungstermine)?
  6. Wie exportiere ich den Prüfungsplan (ins OpenOffice.org Writer-Format)?

Changelog, Versionen der Dokumentation

1. Was ist der Prüfungsplaner mdl. Abi?

Der Prüfungsplaner hilft Ihnen beim Erstellen eines Zeitplans für die mündlichen Abiturprüfungen. Er wurde von Bertram Neumann entwickelt. Aktuelle Informationen finden Sie auf der Projekt-Seite: http://dev.ctbn.de/projects/prfplaner/.

2. Wie fange ich an?

Nachdem Sie das Programm gestartet haben, können Sie entweder eine vorhandene Datenbank öffnen oder eine neue Datenbank erstellen. Änderungen übernimmt das Programm direkt in die Datenbank, Sie müssen also nicht speichern. Denken Sie daran, dass Ihre Änderungen (zu diesem Zeitpunkt der Entwicklung) leider nicht rückgängig gemacht werden können.
Es empfiehlt sich daher in regelmäßigen Abständen ein Backup von der Datenbank zu machen. Der Name der Datenbank, die gerade geöffnet ist, wird unten in der Statusleiste angezeigt.
Der Name einer Datenbank endet auf .sqlitedb, da das Programm SQLite als Datenbank verwendet.

Fangen Sie jetzt an, die benötigten Daten einzugeben:

Hinweis: Es gibt eine Beispiel-Datenbank, die bereits Prüfungs-Zeiten und Fächer enthält: im Ordner "samples": "aes-zeiten-und-faecher.sqlitedb"
Die weiteren Eingaben erfolgen analog:

Den Rest der Daten kann man entweder analog per Hand eingeben oder, vorausgesetzt man verfügt über die benötigten Daten, importieren:

Tipp: Bevor Sie mit dem Import der Prüfungen beginnen, (beenden Sie den Prüfungsplaner und) kopieren Sie die Datenbank-Datei, damit Sie evtl. nächstes Jahr an dieser Stelle beginnen können (Sie müssen natürlich das Datum der Prüfungs-Tage ändern).

Siehe 4. Wie geht es weiter, wenn alles eingerichtet ist?

3. (a) Wie exportiere ich die Prüfungs-/Lehrerdaten aus der neuen LUSD (Juli 2008)?

Die Details kenne ich derzeit nicht, man bekommt aber zwei wichtige Tabellen: ReportLehrerliste.xls, ReportAbiturienten.xls.

ReportAbiturienten.xls

ReportAbiturienten.xls hat die Spalten: SLR_SchuelerID, SLR_Name, SLR_Vorname, LEH_Tutor, FAC_Pruefungsfach, LEH_Pruefer, FAC_Schriftlich, FAC_Muendlich, FAC_Pruefungsfach, LEH_Pruefer, FAC_Schriftlich, FAC_Muendlich, FAC_Pruefungsfach, LEH_Pruefer, FAC_Schriftlich, FAC_Muendlich, FAC_Pruefungsfach, LEH_Pruefer, FAC_Schriftlich, FAC_Muendlich, FAC_Pruefungsfach, LEH_Pruefer, FAC_Schriftlich, FAC_Muendlich, FAC_Zusatz, SLR_Durschnitsnote.
In einer Zeile stehen alle Prüfungen eines Schülers, wobei die zwei Spalten LEH_Pruefer und FAC_Pruefungsfach mehrfach vorkommen, einmal für jede Prüfung.
Um die Daten in den Prüfungsplaner zu importieren, muss man sie in folgende Form bringen:
Die Tabelle enthält folgende Spalten genau einmal: LEH_Pruefer, FAC_Pruefungsfach, SLR_Name, SLR_Vorname. Optional enthält Sie die Spalte FAC_Zusatz (siehe letzten Hinweis in 2.). Dabei steht in jeder Zeile genau eine Prüfung.

Umformen der Tabelle

Die benötigten Spalten sind SLR_Name, SLR_Vorname, FAC_Zusatz, FAC_Pruefungsfach und LEH_Pruefer. Öffnen Sie eine Kopie von ReportAbiturienten.xls mit OpenOffice Calc (oder Excel). Folgende Anleitung bezieht sich auf OpenOffice Version 2.4. Entfernen Sie zunächst die Spalten für die schriftlichen Prüfungen (über "Bearbeiten->Zellen löschen"). Dann entfernen Sie alle anderen nicht benötigten Spalten. Nun sollten Sie eine Tabelle mit den Spalten SLR_Name, SLR_Vorname, FAC_Pruefungsfach, LEH_Pruefer, FAC_Pruefungsfach, LEH_Pruefer, FAC_Zusatz haben. Markieren Sie die Daten der letzten drei Spalten ohne Überschriften und wählen Sie Bearbeiten->Ausschneiden. Wählen Sie die erste leere Zelle in der ersten Spalte, die FAC_Pruefungsfach heißt, aus. Fügen Sie die Daten ein (Bearbeiten->Einfügen), so dass die ersten beiden Spalten links neben den eingefügten Daten leer sind. Dorthin kopieren Sie nun die Schüler-Namen, indem Sie die Daten der ersten beiden Spalten ohne Überschriften auswählen und kopieren (Bearbeiten->Kopieren). Wählen Sie die erste leere Zelle in der ersten Spalte aus, und fügen sie die Schülernamen ein (Bearbeiten->Einfügen).
Überprüfen Sie, dass die Daten in jeder Zeile korrekt sind, und die Spalten nicht gegeneinander verschoben sind.
Nun kopieren sie die Überschrift FAC_Zusatz an die Stelle der zweiten FAC_Pruefungsfach Überschrift und löschen die beiden letzten Überschriften.
Da der Prüfungsplaner Prüfungen mit dem Wert "MP" in der Spalte "FAC_Zusatz" importiert (und solche mit "PR" z.B. nicht), kopieren Sie eine Zelle mit dem Wert "MP", markieren die leeren Zellen in der Spalte FAC_Zusatz, und wählen Sie auf Bearbeiten->Einfügen. Speichern Sie das Tabellendokument, und behalten es als Kontrolle.
Nun exportieren Sie die gesamte Tabelle als .csv-Datei: "Datei->Speichern unter...", Dateityp: "Text CSV (.csv)" und "Filtereinstellungen bearbeiten" (siehe Bild) auswählen.
OpenOffice Calc "Speichern unter"-Dialog
Ignorieren sie die evtl. auftretende Warnung, dass nicht alles gespeichert werden kann. Im folgenden Dialog wählen Sie als Feldtrenner das Semikolon (;) und als Texttrenner das doppelte Anführungszeichen (").
OpenOffice Calc "Text CSV"-Filtereinstellungen
Ignorieren Sie auch die Warnung, dass nur die aktuelle Tabelle gespeichert wurde.

ReportLehrerliste.xls

ReportLehrerliste.xls enthält die Spalten LEH_Name, LEH_PersonalTyp, LEH_Kuerzel, ... .
Hier werden nur die beiden Spalten LEH_Name und LEH_Kuerzel benötigt. Löschen Sie in einer Kopie alle anderen Spalten und exportieren Sie die Tabelle wie bei der ReportAbiturienten-Tabelle beschrieben.

3. (b) Wie exportiere ich die Prüfungs-/Lehrerdaten aus LUSD2000?

Für die alte Version von LUSD verwenden Sie am besten die Version 1.0 des Prüfungsplaners (http://dev.ctbn.de/projects/prfplaner). Die Dokumentation hierzu finden Sie unter http://dev.ctbn.de/projects/prfplaner/doc/index1.0.1.html

4. Wie geht es weiter, wenn alles eingerichtet ist?

Wählen Sie den Tab-Eintrag "Prüfungstermine" aus.
Tab "Prüfungstermine" rot umrandet
Tipp: Stellen Sie die Spaltenbreite so ein, dass alle Einträge vollständig angezeigt werden.

Jetzt sollten Sie rechts eine Liste der Prüfungen sehen, bei denen weder bei Fachausschussvorsitzende/r noch bei Protokoll ein Lehrer eingetragen ist.
Die beiden Select-Boxen unter der rechten Tabelle erlauben Ihnen, den Fachausschuss und das Protokoll der rechts ausgewählten Prüfung zu ändern.

Analog können Sie mit den Select-Boxen unten links die entsprechenden Positionen der links angezeigten Prüfungen modifizieren. Beachten Sie, dass links nur Alternativen angezeigt werden, die keinen Konflikt liefern (d.h. dass nicht alle Lehrer angezeigt werden, sondern nur konfliktfrei verfügbare).
Select Boxes

Eine Prüfung einfügen

  1. Wählen Sie rechts die gewünschte Prüfung aus.
  2. Wählen Sie links die entsprechende Position (Zeit und Raum) in dem Zeitplan aus.
  3. Wählen Sie aus der Select-Box "Aufsicht" (zwischen beiden Tabellen) die gewünschte Aufsicht.
  4. Wenn keine Konflikte angezeigt werden (siehe 5.), klicken Sie auf "<-- Einfügen"

Eine Prüfung aus dem Zeitplan entfernen

  1. Wählen Sie links aus dem Zeitplan die Prüfung aus.
  2. Klicken Sie auf "--> Entfernen"

Wenn Sie alle Prüfungen fertig zugewiesen haben, der Plan also fertig ist, dann lesen Sie hier weiter:
6. Wie exportiere ich den Prüfungsplan (ins OpenOffice.org Writer-Format)?

5. Was wird beim Einfügen einer Prüfung überprüft (im Tab Prüfungstermine)?

Konflikte

Wenn Sie eine Prüfung von rechts auswählen und links eine Stelle im Zeitplan auswählen, wird vom Programm überprüft, ob

  1. ein Lehrer in der gleichen Prüfung mehrmals eingetragen ist
  2. einer der Lehrer der Prüfung zur gleichen Zeit im Zeiplan bereits eingetragen ist
  3. der Schüler, der geprüft wird, bereits in einem Abstand von weniger als 60 Minuten eine andere Prüfung hat

Falls ja, wird ein Konflikt durch einen roten Hintergrund der entsprechenden Zellen in beiden Tabellen angezeigt.

Konflikte müssen aufgelöst werden, bevor Sie eine Prüfung in den Zeitplan einfügen können.
Sie haben folgende Möglichkeiten, einen Konflikt aufzulösen

Warnungen

Eine Warnung wird durch einen gelben Hintergrund signalisiert. Sie tritt auf, wenn der gleiche Schüler nach dem Einfügen der Prüfung zwei Prüfungen mit einem Abstand kleiner als 90 Minuten hätte. Warnungen können ignoriert werden, jedoch weist das Programm den Benutzer noch einmal durch eine Meldung auf die Warnung hin.

6. Wie exportiere ich den Prüfungsplan (ins OpenOffice.org Writer-Format)?

Wählen Sie (während der Tab-Eintrag "Prüfungstermine" ausgewählt ist) aus dem Menü Tabelle->Exportieren nach OOo....

Sie sollten folgenden Dialog sehen:
Screenshot: Export-Dialog
Vermutlich wird die Liste leer sein, also müssen Sie ein neues "Full-Table"-Template erstellen. Verwenden Sie am besten (im nächsten Dialog) ein bereits vorhandenes "Single-Row"-template.
Hinweis: Mit dem Single-Template "template7e3" wird zuerst der "Zusatz", dann der "Nachnamen" des Lehrers geschrieben, mit "template7e2" ist die Reihenfolge umgekehrt. Verwenden Sie den Zusatz, z.B. um Lehrer mit dem gleichen Nachnamen zu unterscheiden (Beispiel: Zusatz="A. ", Nachname="Zoller" wird zu "A. Zoller" bzw. "ZollerA. ")
Um ein Template zu modifizieren, kopieren Sie die Datei mit dem gleichen Namen (und Endung .sxw) im Verzeichnis templates/pruef_termine innerhalb des Programm-Verzeichnisses und bearbeiten diese Kopie. Das neue Template taucht dann automatisch (beim nächsten Aufrufen des Wizards) in der Liste auf.

Ein "Single-Row"-Template beinhaltet nur eine Zeile der Tabelle. Bei der Erstellung des "Full-Table"-Templates wird diese Zeile insgesamt so oft wiederholt, wie die Tabelle zeilen haben soll (es gibt für jede Uhrzeit eine Zeile). Den Feldern werden nun auch Zeilennummern gegeben, so dass das Programm nachher erkennen kann, welche Daten wohin sollen.
Man kann nun das fertige Template benennen (mit einem Namens-Postfix) und anschließend bearbeiten. Hier können Sie z.B. leere Zeilen in die Tabelle einfügen, um Pausen kenntlich zu machen. Beachten Sie dabei, dass die Einträge nach der Zeit sortiert eingefügt werden und die Platzhalter entsprechend ihrer Zeilennummer mit dem entsprechenden Feld ersetzt werden. Das Ersetzen erfolgt dabei durch eine globale Suche nach dem String in der Text-Repräsentation der XML-Rohdaten unter Beachtung des Character Encodings (utf-8).

Changelog

Version 1.1pre1

Aufgrund einer Änderung des LUSD-Export-Formats habe ich das Import-Verhalten des Prüfungsplaners so verändert, dass er:

  1. nicht mehr den vollen Lehrer-Namen in der Schüler-Datei(ReportAbiturienten.xls) voraussetzt.
  2. ohne "Name" des Schülers in der Schüler-Datei auskommt: Er hängt "Vorname" und "Nachname" mit einem Blank dazwischen zusammen.
  3. ohne Lehrer Vor- und Nachname in der Lehrer-Datei(ReportLehrerliste.xls) auskommt: Er trennt dann den Namen am Komma auf und erzeugt so Vor- und Nachname.

Versionen der Dokumentation

Versionen dieses Dokuments:

VersionVeröffentlichungsdatumBemerkung
1.1.0pre131. Juli 2008Neues Format der LUSD-exportierten Daten, Beschreibung der manuellen Umformung hinzugefügt. Neue Version des Prüfungsplaners: 1.1pre1.
1.0.14. März 2008Hinweis zu Prüfungsarten beim Import hinzugefügt.
1.012. Februar 2006erste Version